Arsip Fisik VS Arsip Digital, Mana yang Lebih Baik?

 

Apa pun jenis instansi atau perusahaannya, kegiatan administrasi merupakan hal penting yang tidak dipisahkan antara satu dan lainnya. Mengikuti perkembangan teknologi, sejumlah perusahaan mulai melakukan pemusnahan dokumen arsip fisik untuk beralih ke arsip digital. Fenomena ini lumrah dan seringkali terjadi baik pada perusahaan kecil atau besar.

 

Perbedaan Arsip Fisik VS Arsip Digital, Haruskah Perusahaan Beralih ke Digital?

Era digitalisasi merupakan era baru yang memaksa manusia untuk beralih ke berbagai teknologi digital salah satunya arsip digital. Lantas, apakah pengelolaan arsip secara digital jauh lebih baik daripada manual?

1. Kebutuhan Ruang Penyimpanan Arsip Fisik Lebih Banyak

Suatu perusahaan umumnya memiliki ruangan khusus yang disebut sebagai ruang arsip. Di ruangan tersebut tersimpan banyak dokumen penting yang disusun berdasarkan kebutuhan dan kebijakan perusahaan. Artinya, semakin lama usia perusahaan akan semakin banyak pula dokumen yang disimpan ke dalam ruang arsip.

Kebalikan dari ruang arsip fisik, penyimpanan arsip digital dilakukan secara digital dengan kapasitas memori yang tinggi. Perusahaan bisa dengan mudah menghemat penggunaan ruangan yang nantinya dapat dialihkan menjadi ruangan lain.

2. Arsip Fisik Mudah Rusak karena Usia

Tidak hanya beresiko tinggi hilang, arsip fisik juga mudah rusak dimakan usia terutama jika tidak dirawat dengan baik dan benar. Kerusakan dokumen fisik akan sangat merugikan perusahaan apalagi jika data yang hilang adalah data yang penting dan bersifat rahasia.

Berbeda dengan arsip fisik yang mudah rusak karena dimakan rayap atau faktor lainnya, arsip digital mampu bertahan lama tanpa batas waktu yang ditentukan. Kerusakan arsip digital jarang terjadi dan meskipun terserang virus dapat dengan cepat ditangani oleh tenaga IT.

3. Tingkat Kehilangan Dokumen Fisik Lebih Tinggi

Human error menjadi salah satu penyumbang terbesar menghilangkan arsip fisik dari ruang arsip. Kehilangan dokumen mungkin bukan persoalan sulit jikalau ada salinannya tapi bagaimana jika tidak?

Resiko kehilangan dokumen fisik bisa Anda hindari jika memanfaatkan arsip digital. Penyimpanan secara digital jauh lebih aman dan terkontrol karena menggunakan sistem security tingkat tinggi. Tidak mudah bagi oknum tak bertanggung jawab melakukan pembobolan arsip digital.

4. Distribusi Arsip Digital Mudah dan Efisien

Bentuknya yang digital memudahkan proses distribusi dokumen dari satu orang ke orang lain. Mau sejauh apa pun Anda berada, perusahaan masih bisa mengirimkan arsip yang dibutuhkan dengan mudah dan cepat.

Berbeda dengan dahulu, di mana perusahaan harus mengirimkan orang ke lapangan untuk mengirimkan arsip fisik yang mereka butuhkan. Tindakan ini sangat tidak efektif dan efisien.

5. Peluang Manipulasi Data Arsip Digital

Masalah paling besar yang mungkin dihadapi oleh beberapa perusahaan ketika memilih memanfaatkan arsip digital adalah manipulasi data. Proses manipulasi data termasuk memodifikasi, membuat hingga menghapus data. Namun, kondisi ini masih bisa ditangani jikalau perusahaan mampu mengatur arsip digital dengan jujur dan transparan.

Setelah mengetahui kelebihan dan kelemahan dari arsip digital vs arsip fisik, menurut Anda mana yang jauh lebih baik dan bermanfaat? Apa pun pilihan Anda, kelolalah dokumen dengan baik dan cermat agar semua data tersimpan dengan baik.

 

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.